Project Management

by Rico . 5 min read

Ciao kakak-kakak yang budiman dan dermawan!

Ini artikel pertama Mimin nih. Jangan di-bully ya, haha. Pada kesempatan kali ini Mimin mau sedikit sharing tentang Project Management.

Karena di era modern ini, pemahaman yang kuat tentang project management sangat dibutuhkan untuk menghindari loss dari berbagai aspek.

Nah, kali ini, Mimin sudah menyiapkan serba-serbi project management yang perlu kakak ketahui, mulai dari definisi, fase, metodologi, dan banyak lagi. Skuy ah, simak lebih lanjut di bawah ini!

Apa sih Project Management?

Secara umum, pengertian project management adalah suatu metode atau sistem pengelolaan maupun pengorganisasian berbagai aktivitas dari sebuah bisnis selama jangka waktu tertentu. Dalam pelaksanaannya, manajemen proyek akan melalui sejumlah tahapan, seperti initiation, planning, execution, monitoring sampai closure.

Kaya kita mau liburan aja mesti butuh planning yang matang, masa bikin project sembarangan sih.

Karena sebenernya banyak aspek atau faktor yang menentukan keberlangsungan suatu project, baik internal ataupun eksternal. Dan di dalam project management itupun banyak lagi management lainnya, seperti time management, resource management, budget management, dan lainnya.

5 Phases of Project Management

Fase yagn pertama adalah conception and initiation yaitu ketika kita harus membuktikan bahwa project tersebut memiliki value dan layak untuk dijalankan. Fase ini biasanya akan dimulai dengan pembuatan dokumen business case yang berisi penjelasan kebutuhan project serta perkiraan potensi keuntungan finansial.

Primary goal-nya adalah untuk meyakinkan bahwa project sejalan dengan kebutuhan bisnis dan stakeholders, pun project tim paham akan kriteria kesuksesan project.

Untuk mencapai goal tersebut, lebih baik untuk melibatkan internal dan external stakeholders dari Initiation Phase.

Setelah proyek disetujui untuk dijalankan maka tahapan manajemen proyek yang kedua adalah project planning atau perencanaan. Fase ini dapat dikatakan sebagai kunci keberhasilan manajemen proyek dan memiliki fokus pada pengembangan roadmap untuk diikuti semua anggota tim.

Setelah kriteria kesuksesan dan ekspektasi jelas, selanjutnya fokus dalam perencanaan tasks yang mana masng-masing anggota tim diharuskan bekerja sesuai scope yang ada, untuk mencapai goal secara keseluruhan. Di sini, anggota tim harus mengerti dan memahami specific requirements, tasks, dan timelines. Project manager gotong royong dengan seluruh tim untuk membuat desain, breakdown task list, dan estimasi budget.

Tanpa planning yang baik, kamu bakal mengalami konsekuensinya, seperti:

- Deadline yang molor
- Delay dalam development
- Kualitas pekerjaan yg buruk
- Overbudgeting
- Isu Security
- Buang-buang uang dan usaha yang ga perlu
- Engagement tim yang buruk juga

Fase Execution adalah fase di mana tim mengeksekusi dan menindaklanjuti tugas-tugas berdasarkan planning. Pada fase ini, tim menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berkoordinasi dengan pihak terkati termasuk 3rd party dan divisi lainnya, serta membantu memastikan kualitas pekerjaan.

Terkadang disebut juga fase Implementasi, ini adalah fase ketika Project Manager mengelola setiap tugas dan delivery untuk menjaga proyek tetap berada di jalur yang tepat selama sisa durasi.

Tim berfokus pada pencapaian semua tujuan yang telah ditetapkan pada fase-fase sebelumnya.

Cara terbaik untuk memastikan progress dan improvement adalah dengan monitoring dan control.

Selama pelaksanaan, tim akan melacak progress berdasarkan planning yang telah ditetapkan sebelumnya. Monitoring kinerja melalui berbagai metrik sangat penting untuk memastikan project tetap sesuai timeline, budget, dan scope.

Fase Execution dan Fase Monitoring and Control adalah fase kritis yang dapat menentukan keberhasilan project. Selain memantau progress, Project Manager juga mencoba mengidentifikasi masalah atau risiko, membuat rencana mitigasi dengan tim, dan melaporkan status project secara teratur dan berkala kepada para stakeholders.

Dan yang terakhir adalah closure.

Closure adalah aktivitas terakhir dalam SDLC. Semua aktivitas terkait dengan penyelesaian project, antara lain penyerahan hasil final, pemenuhan kewajiban kontrak, dan penyelesaian perjanjian kerjasama.

Closure dapat berupa penyelesaian, pembatalan, penghentian, atau pemindahan. Dokumentasi yang diperlukan untuk menyelesaikan project akan berbeda tergantung pada situasinya.

Pada fase ini, manajer proyek mengkomunikasikan status proyek akhir kepada semua stakeholders.

Terlepas dari hasilnya, akan lebih baik bagi tim untuk melakukan retrospektif. Selama kegiatan post-mortem ini, tim proyek dapat memproses pelajaran baru dan memastikan peningkatan proses manajemen proyek saat ini untuk proyek yang akan datang.

Methodology

Metodologi adalah praktik yang membantu pengembangan yang berkelanjutan dalam proses SDLC. Di bawah ini adalah macam-macam methodology yang dipakai dalam proses SDLC :

- Waterfall
- SCRUM
- Lean
- Spiral
- Iterative
- V-Model

Kali ini kita fokus ek Agile, metodologi umum yang sudah teruji dan dipakai sebagian besar perusahaan dalam pengembangan software. Dalam metodologi agile ini, aktivitas pengembangan dan pengujian dilakukan bersamaan, tidak seperti metodologi pengembangan perangkat lunak lainnya. Metodologi ini juga mendorong kerja sama tim dan komunikasi tatap muka. Bisnis, stakeholders, dan developer serta klien harus bekerja sama untuk mengembangkan produk.

Agile adalah filisofi, sedangkan scrum adalah kerangka kerjanya.

Naah, sampai sini dulu ya kak pembahasan mengenai Project Management. Mimin mau jajan cilok dulu. Semoga bermanfaat dan bisa diterapkan dalam pengembangan project perangkat lunak di Erasys Consulting.

Sampai jumpa di artikel berikutnya ya.....